O planejamento que funciona

Todo mundo sabe que no meio empresarial o Planejamento faz parte de qualquer manual de uma boa Administração de Empresas. Eu diria até que é tão intrínseco de uma boa gestão, que virou um termo supérfluo e desnecessário para a maioria dos gestores de empresas. Peter Drucker, o pai da Administração Moderna, já afirmava que “Planejamento é a tomada de decisão antecipada”. É algo que podemos fazer antes de agir para escolher caminhos com objetivo de atingir uma situação futura.

Quem não tem Planejamento está à deriva do mercado. É como se estivesse embarcando num veleiro e deixando o vento levar para qualquer direção. Sabe-se lá se o destino será em um porto seguro ou numa tempestade oceânica, que poderá afundar este veleiro. O fato é que se todo empresário ou gestor acreditasse que o Planejamento lhe garantiria o porto seguro, eu não estaria aqui escrevendo este texto.

O fato é que se o Planejamento não garante o porto seguro, mas no mínimo ele pode evitar a tempestade!

Na prática, como as empresas Planejam?

Tenho acompanhado e participado, ao longo de vários anos, a prática de fazer Planejamento nas empresas. Não existe uma forma ou um tipo de Planejamento único e universal. É uma prática genérica, que pode ter diferentes formatos e dimensões. Podemos fazer um Planejamento de Marketing, um Orçamento Empresarial, um Plano de Negócios ou mesmo um Planejamento Estratégico. Tudo isso é uma forma de fazer Planejamento. Porém, o “segredo” do êxito do Planejamento está em seu método. Entendo que um Planejamento com êxito é aquele, que permitiu a empresa se antecipar e estimar com relativa margem de segurança, aos acontecimentos futuros e adequou o negócio àquela realidade. Com isso, ajudou a empresa a tomar decisões que a levaram a ganhar dinheiro ou não perder, ou mesmo perder menos que os concorrentes, dependendo dos cenários.

Em muitos casos, os gestores fazem o Planejamento de forma burocrática para atender uma política da empresa. Outras vezes, coloca-se muito mais um “desejo” sobre as estimativas, do que propriamente um entendimento da realidade sobre as tendências do mercado, do comportamento do cliente e das ações da concorrência.

No ramo automotivo, do qual tive muitas experiências, acompanhei as montadoras solicitando à suas redes de concessionárias uma estimativa de compras para o ano seguinte, para que ela pudesse programar sua produção, daquele período. Muitas concessionárias registravam ali seus desejos, sem a preocupação de estudar com mais profundidade o mercado. E sempre ocorria conflitos, porque a concessionária não “bancava” o que planejou, pois a realidade estava muito diferente.

Como montadora, basear sua produção na informação da concessionária, sem monitorar o método que ela utilizou para fazer suas estimativas, transformou-se num risco grande. Assim, é melhor não fazer.

Com certeza, outros problemas advindos do método de Planejamento ocorrem. Assisti várias situações em que se realiza o Planejamento e depois se esquecem dele, como se nunca tivesse sido elaborado. Às vezes, alguém descobre que ele existe e quando o vê, percebe-se uma total distorção da realidade. E a empresa continua sua navegação sem direção, além de desperdiçar o tempo daqueles que trabalharam na atividade.

Quando o mar está calmo, parece que tudo está caminhando bem, o que não é verdade! Mas, quando vem a tempestade diversas justificativas aparecem!

O Planejamento que evita a Tempestade

Para que o Planejamento, realmente, faça uma diferença para a empresa é preciso adotar algumas práticas e utilizar algumas ferramentas importantes, que vou sugerir aqui. É isto que denomino de Método, que pode fazer uma grande diferença para o negócio e para as pessoas, que estão à frente.

São 5 Etapas fundamentais para todo e qualquer Planejamento:

1. Aprofunde seu entendimento.
   

   Sobre os fatores que seu Plano vai impactar;
   Analise o histórico passado;
   Identifique sazonalidades;
   Busque informações sobre tendências, entreviste pessoas relacionadas ao objeto em estudo.

2. Estabeleça objetivos.

   Eles precisam ser claros.
   Faça estimativas a partir de cenários e verifique se os Objetivos não estão distantes. De nada adianta estabelecer objetivos ousados e fora da realidade.
   Faça ajuste.

3. Crie Indicadores para cada objetivo.

   De nada adianta traçar objetivos se eles não possam ser mensurados. Acompanhe, sistematicamente, a evolução destes indicadores.

4. Construa o Plano de Ações.
   

   Para se atingir os objetivos. Cada ação deve ter um orçamento, data de início, data de término e responsável.

5. Avalie e faça Ajustes.

   Um Planejamento não precisa ser algo “engessado”. Ele deve ser, de preferência mensalmente, ajustado ao que foi realizado, bem como novas ações podem e devem complementar o Plano.

É importante lembrar que ninguém faz Planejamento, solitariamente. Se não houver participação dos colaboradores, que são os verdadeiros realizadores da Operação, o Planejamento não surtirá efeito. As pessoas necessitam saber para onde estão “remando” e em que tempo e velocidade.

Portanto, deve ser elaborado pelos decisores, compartilhado e negociado com os responsáveis pela execução. Com isso, a contribuição desta ferramenta tornar-se-á de fundamental para o sucesso e a sobrevivência empresarial.